DGAP-HV: elexis AG / Bekanntmachung der Einberufung zur Hauptversammlung elexis AG: Bekanntmachung der Einberufung zur Hauptversammlung am 24.05.2013 in Konferenzzentrum auf dem Betriebsgelände der EMG Automation GmbH, Wenden mit dem Ziel der europaweiten Verbreitung gemäŸ §121 AktG
12.04.2013 / 15:08
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elexis AG
Wenden
WKN: 508 500 ISIN: DE 000 508 500 5
Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung
Hiermit laden wir unsere Aktionäre zur
ordentlichen Hauptversammlung
der elexis AG ein.
Sie findet statt
am Freitag, den 24. Mai 2013, um 14:30 Uhr (Einlass ab 13:30 Uhr)
im Konferenzzentrum auf dem Betriebsgelände der EMG Automation GmbH, IndustriestraŸe 1, 57482 Wenden (bei Olpe).
Tagesordnung
1. Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses und des gebilligten Konzernabschlusses, des zusammengefassten Lageberichts für die elexis AG und den elexis-Konzern beinhaltend den erläuternden Bericht des Vorstands zu den Angaben nach §§ 289 Abs. 4, 315 Abs. 4 HGB und § 289 Abs. 5 HGB sowie des Berichts des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2012
Die vorgenannten Unterlagen können im Internet unter www.elexis.de/Investor Relation eingesehen werden. Abschriften dieser Unterlagen werden jedem Aktionär auf Verlangen kostenlos erteilt. Ferner werden sie in der Hauptversammlung zugänglich sein.
Entsprechend den gesetzlichen Bestimmungen ist zu Tagesordnungspunkt 1 keine Beschlussfassung vorgesehen, da der Aufsichtsrat am 21.03.2013 den Jahres- und den Konzernabschluss bereits gebilligt hat, womit der Jahresabschluss festgestellt wurde.
2. Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Jahresabschluss der elexis AG für das Geschäftsjahr 2012 ausgewiesenen Bilanzgewinn in Höhe von EUR 1.380.000,00 wie folgt zu verwenden:
Ausschüttung einer Dividende für das Geschäftsjahr 2012 EUR von EUR 0,15 je dividendenberechtigter Stückaktie 1.380.000,00
Die Dividende soll am 27. Mai 2013 ausgezahlt werden.
3. Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr 2012
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den amtierenden Mitgliedern des Vorstands Entlastung zu erteilen.
4. Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2012
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den amtierenden Mitgliedern des Aufsichtsrats Entlastung zu erteilen.
5. Wahl des Abschlussprüfers
Der Aufsichtsrat schlägt auf Empfehlung seines Prüfungsausschusses vor, die BDO AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Düsseldorf, für das am 31. Dezember 2013 endende Geschäftsjahr 2013 als Abschlussprüfer und Konzernabschlussprüfer zu bestellen. Dieser nimmt auch die prüferische Durchsicht unterjähriger Finanzberichte vor, sofern eine solche erfolgt.
Weitere Angaben und Hinweise
Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte
Im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung beträgt das Grundkapital der Gesellschaft EUR 23.552.000 und ist in 9.200.000 auf den Inhaber lautende Stückaktien eingeteilt. Jede Stückaktie gewährt in der Hauptversammlung eine Stimme, so dass die Gesamtzahl der Stimmrechte 9.200.000 beträgt. Im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung ist die Gesellschaft weder im Besitz von eigenen Aktien gemäŸ §§ 71 ff. AktG noch sind der Gesellschaft andere Umstände des Ruhens von Stimmrechten bekannt.
Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts
Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich unter Vorlage eines besonderen Nachweises ihres Anteilsbesitzes bis zum Ablauf des 17. Mai 2013 (24:00 Uhr) in deutscher oder englischer Sprache in Textform (§ 126b BGB) bei nachfolgend bezeichneter Stelle angemeldet haben:
elexis AG
c/o Computershare Operations Center
80249 München
Telefax: + 49(0)89-309037 4675
E-Mail: anmeldestelle@computershare.de
Für den Nachweis der Berechtigung zur Teilnahme reicht ein in Textform (§ 126b BGB) in deutscher oder englischer Sprache erstellter besonderer Nachweis des Anteilsbesitzes durch das depotführende Institut aus. Der Nachweis des Anteilsbesitzes muss sich auf den Beginn des einundzwanzigsten Tages vor der Versammlung, das ist der 03. Mai 2013 (00:00 Uhr) (‘Nachweisstichtag’), beziehen.
Nach Eingang der Anmeldung und des Nachweises des Anteilsbesitzes werden den Aktionären Eintrittskarten für die Teilnahme an der Hauptversammlung übersandt. Um den rechtzeitigen Erhalt der Eintrittskarten sicherzustellen, bitten wir die Aktionäre, möglichst frühzeitig eine Eintrittskarte bei ihrem depotführenden Institut anzufordern. Die erforderliche Anmeldung und œbersendung des Nachweises des maŸgeblichen Anteilsbesitzes werden in diesen Fällen durch das depotführende Institut vorgenommen. Im Gegensatz zur Anmeldung zur Hauptversammlung ist die Eintrittskarte nicht Teilnahmevoraussetzung, sondern sie dient lediglich der Vereinfachung des Ablaufs an den Einlasskontrollen für den Zugang zur Hauptversammlung.
Bedeutung des Nachweisstichtags
Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Teilnahme an der Hauptversammlung oder die Ausübung des Stimmrechts nur als Aktionär, wer den vorstehenden Nachweis über seine Berechtigung erbracht hat. Die Berechtigung zur Teilnahme und der Umfang des Stimmrechts bemessen sich dabei ausschlieŸlich nach dem Anteilsbesitz des Aktionärs zum Nachweisstichtag. Mit dem Nachweisstichtag geht keine Sperre für die VeräuŸerbarkeit des Anteilsbesitzes einher. Auch im Falle der vollständigen oder teilweisen VeräuŸerung des Anteilsbesitzes nach dem Nachweisstichtag ist für die Teilnahme und den Umfang des Stimmrechts ausschlieŸlich der Anteilsbesitz des Aktionärs zum Nachweisstichtag maŸgeblich, d. h. VeräuŸerungen von Aktien nach dem Nachweisstichtag haben keine Auswirkungen auf die Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und auf den Umfang des Stimmrechts in der Hauptversammlung. Entsprechendes gilt für Erwerbe und Hinzuerwerbe von Aktien nach dem Nachweisstichtag. Personen, die zum Nachweisstichtag noch keine Aktien besitzen und erst danach Aktionär werden, sind für die Hauptversammlung nicht teilnahme- und stimmberechtigt. Der Nachweisstichtag hat keinerlei Bedeutung für die Dividendenberechtigung.
Stimmrechtsausübung, Stimmrechtsvollmacht
Aktionäre können ihr Stimmrecht in der Hauptversammlung unter entsprechender Vollmachtserteilung auch durch Bevollmächtigte, z. B. durch das depotführende Kreditinstitut, eine Vereinigung von Aktionären oder andere Personen ihrer Wahl, ausüben lassen. Bevollmächtigt ein Aktionär mehr als eine Person, so kann die Gesellschaft eine oder mehrere von diesen zurückweisen.
GemäŸ § 134 Abs. 3 Satz 3 AktG bedürfen die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft der Textform (§ 126b BGB), es sei denn, es werden ein Kreditinstitut, ein nach §§ 135 Abs. 10, 125 Abs. 5 AktG den Kreditinstituten gleichgestelltes Unternehmen oder eine der Personen oder Personenvereinigungen, für die nach § 135 Abs. 8 AktG die Regelungen des § 135 Abs. 1 bis 7 AktG für Kreditinstitute sinngemäŸ gelten, bevollmächtigt.
Aktionäre können die Formulare zur Vollmachtserteilung verwenden, die jeder Eintrittskarte beigefügt sind.
Die Vollmacht und ihr Widerruf können entweder (1) durch Vorweisen der Vollmacht bei der Einlasskontrolle am Tag der Hauptversammlung oder durch œbermittlung per Post, Telefax oder E-Mail unter folgender Adresse
elexis AG
c/o Computershare Operations Center
80249 München
Telefax: + 49(0)89-309037 4675
E-Mail: elexis-hv2013@computershare.de
oder (2) gegenüber dem Bevollmächtigten erteilt werden. Wird die Vollmacht gegenüber dem Bevollmächtigten erteilt, so bedarf es gegenüber der Gesellschaft – so weit sich nicht aus § 135 AktG etwas anderes ergibt – eines Nachweises der Bevollmächtigung in Textform. Der Nachweis der Bevollmächtigung kann der Gesellschaft an die vorstehend genannte Adresse einschlieŸlich des dort genannten Weges der elektronischen Kommunikation (E-Mail) gesendet werden.
Wird ein Kreditinstitut, ein nach §§ 135 Abs. 10, 125 Abs. 5 AktG den Kreditinstituten gleichgestelltes Unternehmen oder eine der Personen oder Personenvereinigungen, für die nach § 135 Abs. 8 AktG die Regelungen des § 135 Abs. 1 bis 7 AktG für Kreditinstitute sinngemäŸ gelten, bevollmächtigt, sind in der Regel Besonderheiten zu beachten, insbesondere ist die Vollmacht so zu erteilen, dass die Vollmachtserklärung nur mit der Stimmrechtsausübung verbundene Erklärungen enthält. In diesen Fällen gilt für die Vollmachtserteilung, ihren Widerruf sowie den Nachweis der Bevollmächtigung das Textformerfordernis des § 134 Abs. 3 Satz 3 AktG nicht; vielmehr genügt es, wenn die Vollmachtserklärung vom Bevollmächtigten nachprüfbar festgehalten wird. Aktionäre, die ein Kreditinstitut, ein nach §§ 135 Abs. 10, 125 Abs. 5 AktG den Kreditinstituten gleichgestelltes Unternehmen oder eine der Personen oder Personenvereinigungen, für die nach § 135 Abs. 8 AktG die Regelungen des § 135 Abs. 1 bis 7 AktG für Kreditinstitute sinngemäŸ gelten, bevollmächtigen wollen, werden daher gebeten, etwaige Besonderheiten der Vollmachtserteilung bei den jeweils zu Bevollmächtigenden zu erfragen und sich mit diesen abzustimmen. Ein VerstoŸ gegen die vorstehend dargestellten und bestimmte weitere in § 135 AktG genannten Erfordernisse für die Bevollmächtigung beeinträchtigt allerdings gemäŸ § 135 Abs. 7 AktG die Wirksamkeit der Stimmabgabe nicht.
Die Gesellschaft bietet ihren Aktionären an, von der Gesellschaft benannte weisungsgebundene Stimmrechtsvertreter bereits vor der Hauptversammlung zu bevollmächtigen und sich von diesen in der Hauptversammlung vertreten zu lassen. Soweit die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter bevollmächtigt werden, müssen diesen in jedem Falle ausdrückliche und eindeutige Weisungen für die Ausübung des Stimmrechts erteilt werden. Die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter sind verpflichtet, entsprechend den erteilten Weisungen abzustimmen. Sollte zu einzelnen Beschlussgegenständen keine oder keine eindeutige Weisung vorliegen, sind die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter insoweit nicht zur Stimmrechtsausübung befugt und werden sich im Falle einer Abstimmung der Stimme enthalten.
Vollmachten und Weisungen einschlieŸlich etwaiger „nderungen erteilter Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter bedürfen der Textform (§ 126b BGB). Sie können per Post, Telefax oder E-Mail übermittelt werden, wobei sie bis zum Ablauf des 22. Mai 2013 (24:00 Uhr) bei der Gesellschaft unter der Adresse
elexis AG
c/o Computershare Operations Center
80249 München
Telefax: + 49(0)89-309037 4675
E-Mail: elexis-hv2013@computershare.de
eingegangen sein müssen.
Für die Erteilung von Vollmacht und Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter können die Aktionäre das zusammen mit der Eintrittskarte zur Verfügung gestellte Vollmachts- und Weisungsformular nutzen.
Der Widerruf der Vollmacht sowie die „nderung von Weisungen sind ebenfalls in Textform an die genannte Adresse zu senden. Am Tag der Hauptversammlung kann die Bevollmächtigung des Stimmrechtsvertreters der Gesellschaft oder eine Weisung an den Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft bzw. ein Widerruf oder eine „nderung der Vollmacht oder einer Weisung in Textform bei der Einlasskontrolle erteilt werden.
Bei einer Bevollmächtigung des Stimmrechtsvertreters der Gesellschaft können die Aktionäre nicht an möglichen Abstimmungen über eventuelle, erst in der Hauptversammlung vorgebrachte Gegenanträge, Wahlvorschläge oder sonstige, nicht im Vorfeld der Hauptversammlung mitgeteilte Anträge teilnehmen und auch keine Weisungen dazu erteilen. Der Stimmrechtsvertreter kann auch nicht zur Ausübung des Rede- und Fragerechts sowie des Antragsrechts der Aktionäre bevollmächtigt werden.
Aktionäre, die ihr Stimmrecht in der Hauptversammlung durch Bevollmächtigte, einschlieŸlich durch die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter, ausüben lassen möchten, müssen sich unter Nachweis der Berechtigung zur Teilnahme nach den oben unter der Rubrik ‘Teilnahme an der Hauptversammlung’ genannten Bestimmungen anmelden.
Anträge und Wahlvorschläge gemäŸ den §§ 126 Abs. 1, 127 AktG
Aktionäre der Gesellschaft können Gegenanträge gegen einen Vorschlag des Vorstands und des Aufsichtsrats zu einem bestimmten Punkt der Tagesordnung und Vorschläge zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern oder von Abschlussprüfern der Gesellschaft übersenden. Gegenanträge müssen – im Gegensatz zu Wahlvorschlägen – begründet werden. Solche Gegenanträge (nebst Begründung) und Wahlvorschläge sind ausschlieŸlich zu richten an:
elexis AG
Vorstand
IndustriestraŸe 1
57482 Wenden
Telefax: + 49(0)2762-612 135
E-Mail: info@elexis.de
Anderweitig adressierte Anträge werden nicht berücksichtigt.
Zugänglich zu machende Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären einschlieŸlich des Namens des Aktionärs und der Begründung werden unverzüglich nach Eingang im Internet unter www.elexis.de, dort unter der Rubrik ‘Investor Relations/Hauptversammlung’ zugänglich gemacht, sofern der Gesellschaft diese Anträge und Wahlvorschläge mindestens 14 Tage vor dem Tag der Hauptversammlung, also bis zum 09. Mai 2013 (24:00 Uhr), an die zuvor genannte Adresse übersandt worden sind. Etwaige Stellungnahmen der Verwaltung werden ebenfalls unter der genannten Internetadresse zugänglich gemacht.
Anträge auf Ergänzung der Tagesordnung gemäŸ § 122 Abs. 2 AktG
Aktionäre, deren Anteile zusammen den zwanzigsten Teil des Grundkapitals oder den anteiligen Betrag von EUR 500.000 (dies entspricht 195.313 Aktien) erreichen, können verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekannt gemacht werden. Jedem neuen Gegenstand muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen. Das Verlangen ist schriftlich an den Vorstand der Gesellschaft zu richten und muss der Gesellschaft bis zum 23. April 2013 (24:00 Uhr) zugehen. Entsprechende Verlangen sind zu richten an:
elexis AG
Vorstand
IndustriestraŸe 1
57482 Wenden
Bekanntzumachende Ergänzungen der Tagesordnung werden – soweit sie nicht bereits mit der Einberufung bekanntgemacht wurden – unverzüglich nach Eingang des Verlangens im Bundesanzeiger bekanntgemacht und solchen Medien zur Veröffentlichung zugeleitet, bei denen davon ausgegangen werden kann, dass sie die Information in der gesamten Europäischen Union verbreiten. Sie werden auŸerdem unter der Internetadresse www.elexis.de, dort unter der Rubrik ‘Investor Relations/Hauptversammlung’ bekanntgemacht und den Aktionären mitgeteilt.
Die Antragsteller haben zusätzlich nachzuweisen, dass sie seit mindestens drei Monaten vor dem Tag des Ergänzungsverlangens Inhaber der erforderlichen Mindestaktienzahl sind und diese Aktien bis zur Entscheidung über ihr Verlangen halten. Für den Nachweis reicht eine entsprechende Bestätigung des depotführenden Kreditinstituts aus.
Auskunftsrecht gemäŸ § 131 Abs. 1 AktG
In der Hauptversammlung kann jeder Aktionär und Aktionärsvertreter vom Vorstand Auskunft über Angelegenheiten der Gesellschaft, die rechtlichen und geschäftlichen Beziehungen der Gesellschaft zu verbundenen Unternehmen, die Lage des Konzerns und der in den Konzernabschluss einbezogenen Unternehmen verlangen, soweit die Auskunft zur sachgemäŸen Beurteilung der Tagesordnung erforderlich ist (§ 131 Abs. 1 AktG). Auskunftsverlangen sind in der Hauptversammlung grundsätzlich mündlich im Rahmen der Aussprache zu stellen.
GemäŸ § 19 Abs. 2 der Satzung kann der Vorsitzende der Hauptversammlung das Frage- und Rederecht der Aktionäre zeitlich angemessen beschränken. Zudem ist der Vorstand berechtigt, in bestimmten, in § 131 Abs. 3 AktG geregelten Fällen, die Auskunft zu verweigern.
Veröffentlichungen auf der Internetseite
Den Aktionären werden die in § 124a AktG genannten Informationen und Unterlagen im Internet unter www.elexis.de, dort unter der Rubrik ‘Investor Relations/Hauptversammlung’ zugänglich gemacht.
Die Abstimmungsergebnisse werden nach der Hauptversammlung unter der selben Internetadresse bekanntgegeben.
Die Einberufung der Hauptversammlung wurde solchen Medien zur Veröffentlichung zugeleitet, bei denen davon ausgegangen werden kann, dass sie die Information in der gesamten Europäischen Union verbreiten.
Weitergehende Erläuterungen
Weitergehende Erläuterungen zu den Rechten der Aktionäre nach § 122 Abs. 2, § 126 Abs. 1, § 127, § 131 Abs. 1 AktG finden sich unter der Internetadresse www.elexis.de, dort unter der Rubrik ‘Investor Relations/Hauptversammlung’.
Wenden, im April 2013
elexis AG
Der Vorstand
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Sprache: Deutsch Unternehmen: elexis AG Industriestr. 1 57482 Wenden Deutschland E-Mail: info@elexis.de Internet: https://www.elexis.de
Ende der Mitteilung DGAP News-Service ——————————————————————— 206979 12.04.2013
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